"אני לא יודע מה אני צריך... " זה משפט שאני שומעת לא פעם מלקוחות שפונים אלי ומבקשים שאתכנן ואעצב עבורם את המשרד החדש שלהם. רובם הגדול לא יודע כלל מהיכן מתחילים, מה צריך לבחון לצורך עיצוב המשרד. הם אומרים, "אני לא יודע איך אני רוצה את המשרד שלי ואיך אני מוודא שלקחתי הכל בחשבון". ואכן, תכנון ועיצוב המשרד והקמתו זה פרוייקט שלא עושים "כל יום" וחשוב באמת לעשות זאת נכון מההתחלה. אז מהיכן מתחילים? לתכנון ועיצוב המשרד יש היבטים רבים. מאמר זה עוסק בעיקריים שבהם.
פונקציונליות - התאמת המשרד לדרישות העסק
הדבר הראשון שאני מבקשת מהלקוח שלי, זה לפרט מהן הפונקציות הנדרשות לעסק, ורצוי בכתב משום שכשמתיישבים לכתוב את זה, עולים וצפים דברים נוספים שעלולים להתפספס אם עושים זאת בשיחה או "ראיון". דוגמא למספר היבטים פונקציונאליים שיש לתת עליהם את הדעת:
מהו מספר העובדים (הנוכחי, וגידול צפוי עתידי) ?
מהי צורת הישיבה -open space או משרדים פרטניים או שילוב ?
מטבחון במשרד – האם רק להכנת קפה או גם להפסקות אוכל ?
האם נדרש מקום לתיוק מסמכים ? (למשל משרד עו"ד או רו"ח)
האם נדרשת עמדת קבלה בכניסה ?
האם נדרש חדר ישיבות ?
האם יש צורך לכלול שירותים בשטח המשרד (ואולי גם מקלחת) ?
ועוד ...
רשימה כזו מתחילה לכוון אותנו לתכנון השטחים במשרד וקביעת גודלו הרצוי. כבר קרה לי שלקוחה היתה רגע לפני חתימה על שכירת שטח למשרד, וביקשה להתייעץ עמי על אפשרויות של תכנון פנימי, ובסופו של דבר לא שכרה את השטח שרצתה משום שלאחר שהכינה רשימה כמו זו, התברר לה כי השטח המוצע לה פשוט קטן מדי.
ההון האנושי – המשאב הכי חשוב של כל עסק
בעל עסק, תמיד ישאף לכך שהעובדים שלו יהיו במיטבם, עם תפוקת עבודה מקסימלית. אבל, למה זקוקים העובדים על מנת שיהיו במיטבם ? זוהי שאלה רחבה מאד שנוגעת במספר תחומים: ניהול, יחסי אנוש ועוד. אבל מקום העבודה אליו באים העובדים מדי יום הוא כשלעצמו בעל השפעה משמעותית על המוטיבציה של העובדים וגם על תפוקתם. כדי להבין זאת די לעשות השוואה בין משרד מוזנח, צפוף, חשוך ומלוכלך לבין משרד נקי, מואר, מרווח, ומעוצב. אילו דברים נכניס בתכנון המשרד כדי לשפר את תחושת העובדים :
תאורה נעימה ומותאמת לפעילות.
אוויר נקי – איוורור ותחלופת אוויר שוטפים.
חלונות נגישים, חשיפה לאור טבעי
מבנה אקוסטי - מרחב שקט, כדי לאפשר ריכוז וקיום שיחות ופגישות.
ארגונומיה – עמדות עבודה מותאמות לעובדים, ריהוט וציוד המקנים נוחות מקסימלית.
אחסון – לאפשר שמירה על הסדר במרחב האישי והציבורי.
מחקרים מראים כי עובדים מייחסים חשיבות רבה לעיצוב ונראות המשרד בבחירת מקום עבודה חדש. ואכן, משרד מעוצב הוא מקום אליו העובדים שמחים להגיע בבוקר, מקום שהפונקציות מותאמות לצרכים שלהם, שיש בו פינות נוחות לעבודה עצמית או בצוות, פינות מפנקות, אווירה נעימה וחמימה, שאולי אפילו יתקשו ללכת הביתה. 😉 עובדים במקום כזה יחושו "גאוות יחידה".
מה ימשוך וישמר את הלקוחות ? - מיתוג המשרד.
זו מילה "מפוצצת", אולי, אבל סופר חשובה לכל עסק. למיתוג יש 2 קהלי יעד חשובים : עובדים ולקוחות. מיתוג מספר בלי מילים את סיפור העסק. הוא מתחיל בחזון, וממשיך עם סלוגן ולוגו תואמים, אבל לא נעצר שם. למיתוג יש תפקיד חשוב בבידול העסק שלכם באופן שלקוחות ידעו לזהות אותו עם מוצר או שירות. הדבר חשוב מאין כמוהו ליצירת רושם חיובי על הלקוחות והספקים של העסק. מיתוג נכון מחדד את ערכי העסק, מעמיד את העסק בעמדה המדוייקת לו, ממקד את המוצרים שלו, לוקח את העסק קדימה. מיתוג עושה "קישור" של ערכים אלה למוצרים או לשירות של העסק, ויוצר הזדהות של הלקוחות עם ערכים אלה. לקוחות שמזדהים עם מותג הם גם לקוחות שקונים ומשלמים, וגם חוזרים. המקום מעצים בהם את תחושת השייכות ובכך יתרום גם להגברת הלויאליות שלהם והקטנת מספר העוזבים. מיתוג העסק נכנס גם לעיצוב המשרד. שילוב המיתוג בעיצוב ובתכנון העסק, כלומר בסגנון, באמירה ובצבעים של העסק. המראה של העסק יתרום רבות להצלחתו.
סיכום
במאמר זה סקרתי רק 3 מהנושאים החשובים בתכנון ועיצוב המשרד. ישנם, כמובן, היבטים נוספים שכדאי לתת עליהם את הדעת כדי לקבל את התוצאה הרצויה במלואה. כדי שהמשרד שלכם יהיו מותאם בדיוק לצרכים והדרישות של העסק, מומלץ מאד להיעזר בשירותי עיצוב פנים, על מנת להגיע לתוצאה המיטבית עבורכם.
